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Welche Software ist für mittelständische Unternehmen sinnvoll?

IT | 17.03.2016

Dann Tardif/Fuse / Thinkstock
Foto: Dann Tardif/Fuse / Thinkstock

Viele Firmen sparen, wo es geht. Das ist im Sinne eines Lean Management aber nicht immer klug. Dieses Prinzip versucht zwar Kostenfresser beseitigen und Prozesse zu optimieren, sodass weniger Ausgaben nötig sind, aber häufig kann zum Beispiel eine gute Software gerade dabei helfen und ist damit ihr Geld auch wert.

Welche Software ist für mittelständische Unternehmen sinnvoll?

Gerade Betriebe, die im Wachstum begriffen sind, stoßen irgendwann an die Grenzen von Excel-Tabellen und Co. Wird zum Beispiel die Auftragslage immer unübersichtlicher, kostet das mehr Zeit und verursacht dadurch höhere Personalkosten. Ganz davon abgesehen, dass übersehene Aufträge größere Einbußen nach sich ziehen und Verkaufsgespräche dann umsonst waren. Doch muss es wirklich ein kostenpflichtiges Programm sein? Und was muss solch eine Software können?

Diese Tätigkeitsbereiche werden von Softwareprogrammen unterstützt

Man sollte stets individuell entscheiden, was für den eigenen Betrieb benötigt wird. Prinzipiell kann man von der richtigen Software aber Unterstützung in folgenden Bereichen erhalten:

  • Technologie- und Produktentwicklung
  • Vertrieb
  • Marketing und PR
  • Logistik
  • Buchhaltung und Rechnungswesen

Gerade in kleineren Unternehmen gibt es im Gegensatz zu Großunternehmen mit spezialisierten Abteilungen häufig nur einen Mitarbeiter, der mit mehreren dieser Aufgabenfelder betraut ist. Ihm erleichtert es die Arbeit, wenn er sich nur mit einem Programm auseinandersetzen muss. Bei Fragen und Problemen hat er dann ebenfalls nur einen Ansprechpartner. Außerdem entstehen so weniger Übertragungsfehler, weil die Daten nicht von Hand abgetippt werden müssen, was gleichzeitig einige Zeitersparnis bedeutet. Sind im erworbenen Paket jedoch eine Menge Funktionen enthalten, die man nicht benötigt, sind die Kosten im Vergleich meist zu teuer, und man sollte doch auf ein spezialisiertes Produkt statt auf eine Komplettlösung zurückgreifen.

Beispiel Buchhaltung – Was kann Bezahl-Software gegenüber Freeware?

Möchte man beispielsweise den Buchhalter des Betriebs unterstützen, hat man die Wahl zwischen Freeware wie Monkey Office und kostenpflichtigen Programmen wie Lexware buchhalter plus. Das kostenlose Produkt bietet die Möglichkeit, weitere Funktionen dazu zu kaufen. Diese werden in unserem Beispiel aber nicht betrachtet. Das Basisprogramm enthält:

  • die Verwaltung von Adressen
  • die Verwaltung von offenen Aufträgen
  • Zahlungsaufträge
  • Mahnwesen
  • Die Möglichkeit zur Einnahmen-Ausgaben-Buchung

Das Programm von Lexware kostet inklusive Mehrwertsteuer 21,30 Euro im Monat. Dafür erhält man eine Vielzahl an Features:

  • Es gibt beispielsweise vorgefertigte Buchungsvorlagen. Man kann aber auch eigene Vorlagen vorbereiten.
  • Des Weiteren lassen sich dort SEPA-Mandate erstellen und verwalten.
  • Schnittstellen für den Steuerberater ermöglichen einen einfachen Datentransfer. Es ist aber auch denkbar, den Jahresabschluss mit der Software selbst zu erledigen, da viele Hilfestellungen verfügbar sind.
  • Außerdem ist die Lizenz für zwei Rechner enthalten, sodass auch ein weiterer Mitarbeiter Zugriff auf das System hat.
  • Da die Software an MS Office angebunden ist, lassen sich bei einem Wechsel zu Lexware bestehende Daten leicht übertragen bzw. man kann schrittweise umsteigen.

Nun liegt es also im Ermessen des Einzelunternehmens, zu entscheiden, ob ihm die Extras Zusatzausgaben Wert sind. Dabei sollte man den Blick immer auch in die Zukunft richten und überlegen, welche Anforderungen man in einigen Jahren auf die Firma zukommen sieht. Denn erst zu handeln, wenn es eigentlich schon zu spät ist, ist nicht ratsam.

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