Kennzahlengesteuertes Management in Speditionsunternehmen

Online-Tipp

Die Optimierung der Rentabilität, Wirtschaftlichkeit und der Produktivität ist das Ziel eines jeden Unternehmers und nimmt gerade in der Zeit der Wirtschaftskrise eine besondere Rolle ein. Kennzahlen dienen hier als Wegweiser für unternehmerisches Handeln und werden als Steuerungsinstrument eingesetzt.

Die Gründe hierfür sind vielfältig. So messen Kennzahlen z. B. die Transporteffizienz, geben Aufschluss darüber, welche Maßnahmen ergriffen werden müssen, liefern Erkenntnis wie effektiv der Transport verläuft, machen die Kosten und Leistungen eines Systems vergleichbar, geben einen schnellen und effizienten Überblick über die Logistikstrukturen und zeigen Soll-Ist-Abweichungen für einzelne Leistungsstellen auf. Eine zielgerichtete Kennzahlenstrategie ist unerlässlich für ein geeignetes Steuerungssystem.

Bevor die richtigen Kennzahlen definiert sind und ermittelt werden, steht man vor vielfältigen Herausforderungen. Aus organisatorischer Sicht fehlt es z.B. an der Aussagekraft der Kennzahlen, ihrer Operationalisierung sowie ihrer Einbettung im Unternehmen. Eine Kennzahlenflut trübt den Blick für die wesentlichen unternehmensrelevanten Kennzahlen, dabei ist der Zeitaufwand für ihre Erhebung groß. Häufig hat die Erhebung von Kennzahlen keine Auswirkung auf die Organisation, d.h. es mangelt am Festlegen, Durchführen und Überwachen von Maßnahmen. Aus technischer Sicht kommt es oftmals zu Engpässen bei der zeitgemäßen Bereitstellung der Berichte und eine Vielzahl von Insellösungen macht eine einheitliche Darstellung umständlich. Sollte eine qualitative Datenbereinigung nicht durchgeführt werden, kann es kann zu einer hohen Fehlerquote durch eine manuelle Aufbereitung kommen.

Um den Herausforderungen gerecht zu werden, ist es erforderlich, das Kennzahlensystem auf zwei Grundlagen aufzubauen: einer unternehmensspezifischen Kennzahlenstrategie und einer leistungsfähigen Software bzw. Technik. Dabei sind stets die unternehmensinternen Bedürfnisse zu berücksichtigen. Um eine ganzheitliche Optimierung zu ermöglichen, sollte bei der Definition der Kennzahlenstrategie das magische Dreieck, Zeit, Kosten und Qualität in Betracht gezogen werden. Viel zu oft, werden nur Kostenfaktoren ausgewertet und optimiert ohne dabei auch so wichtige Aspekte wie z.B. Lieferzeit, Verspätungen, Lieferzuverlässigkeit, Lieferfähigkeit und Lieferflexibilität ebenfalls zu verbessern.

Beim Aufbau eines aussagekräftigen Kennzahlensystems ist aus organisatorischer Sicht darauf zu achten, dass nur für das Unternehmen relevante Kennzahlen gemessen werden. Dazu gehört die Festlegung des Nutzerkreises und des Kennzahlenbedarfs. Für alle Kennzahlen muss ferner bestimmt werden, wer für die Kennzahlen verantwortlich ist. Diese Person sollte auch für die Umsetzung der vorher definierten erforderlichen Maßnahmen zuständig sein.

Aus technischer Sicht ist darauf zu achten, dass ein hoher Automatisierungsgrad bei der Datenübernahme aus unterschiedlichen Systemen und Funktionsbereichen gewährleistet ist. Eine zielgruppenorientierte und flexible grafische Aufbereitung von Reports macht die Anwendung benutzerfreundlich und kann die Akzeptanz des Kennzahlensystems erhöhen. Des Weiteren minimiert eine automatisierte Prüfung und Transformation der Daten auf Inhalt und Format Fehlerquellen und sorgt für eine richtige Auswertung der Daten. Bei der technischen Umsetzung eines Kennzahlensystems sollte auch darauf Wert gelegt werden, dass weitere Datenquellen flexibel angebunden werden können, damit das Kennzahlensystem bei Neueinführung und Ablösung von Software weiterhin funktionsfähig ist. Ferner ist die Implementierung einer proaktiven Benachrichtigungsfunktion bei Abweichungen sinnvoll. Der Anwender wird auf Missstände hingewiesen und die erforderlichen Maßnahmen können durch den Verantwortlichen eingeleitet werden.

Beispiele und ein zielgerichtetes Kennzahlensystem erhalten sie u.a. bei Dangelmayer & Seemann GmbH, Niederhausen, die sie bei der Definition und Einführung eines unternehmensspezifischen Kennzahlensystems bei

• der Definition der Zielleistungen
• dem Ableiten der Kennzahlen,
• der Darstellung der Abhängigkeiten und richtigen Gewichtungen,
• der Identifikation der Messdaten,
• der technischen Umsetzung inkl. Einführung in den Betrieb

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