Würfeln oder werten bei der IT-Projektauswahl?

Dr. Michael Streng, parameter Bild: parameta

parameta Studie eröffnet Verblüffendes: Die Auswahl von IT-Projekten wird meist nach Bauchgefühl getroffen und das obwohl bei der Auswahl der hochkomplexen Projekten oft enorme Summen auf dem Spiel stehen.

Gerade einmal 55 Prozent der Unternehmen folgt bei der Projektauswahl einem festen, übergreifenden Prozedere. Und die meisten von ihnen halten sich nicht einmal an diese Prozesse: Nur 12 Prozent der Unternehmen wählen Projekte strikt nach ihren selbst definierten Regeln aus. Das sind zwei der Hauptergebnisse der diesjährigen Experten-Studie der parameta Projekt­beratung.

Würfeln statt werten?

Die parameta Projektberatung untersuchte im Rahmen der Studie, ob und wie Fach- und IT-Abteilungen sowie die Geschäftsführung in einen systematischen Projektauswahlprozess integriert sind. Die Quintessenz: Nur 55 Prozent der 176 ausgewerteten Unternehmen folgt bei der Projektauswahl einem festen, übergreifenden Prozedere. Bei knapp 43 Prozent erfolgt die Auswahl der Projekte „variabel“, mal so, mal so. Dabei handelt es sich bei den meisten Projekten (86 Prozent) um IT-Projekte, von denen fast die Hälfte als „hochkomplex“ definiert wurde.

Projektauswahl: wenig Standard – viel Bauchgefühl

Nur in 35 Prozent der Unternehmen gibt es für die Auswahl standardisierte Verfahren, die sich in erster Linie nach wirtschaftlichen Kriterien richten oder verschiedene Ansätze kombinieren. Bei über der Hälfte der Studienteilnehmer beeinflussen schwammige Entscheidungsregeln wie Erfahrungswerte oder das „Bauchge­fühl“ die Entscheidungsfindung ganz erheblich. Hinzu kommt: 43 Prozent der Befragten gaben offen zu, dass teilweise oder überwiegend Projekte in die Bearbeitung gelangen, die am Auswahlprozess vorbei „gemogelt“ werden. Gerade einmal 12 Prozent der Unternehmen wählen Projekte nach ihren selbst definierten Regeln aus.  „Wenn man bedenkt, welche Summen bei den hochkomplexen IT-Projekten auf dem Spiel stehen, ist es beinahe unglaublich, dass nur die Hälfte der Unternehmen sich bei der Projektauswahl harten, stets gleichen Kriterien unterwirft“, kommentiert Dr. Michael Streng, geschäftsführender Gesellschafter von parameta, die Ergebnisse. „Natürlich sind für den  Projekterfolg auch weitere Faktoren mit ausschlaggebend, aber bereits mit der  Auswahl werden die Weichen in Richtung Erfolg – oder eben Misserfolg – gestellt.“

IT als ausführendes Organ ohne Strategiekompetenz

Projekte ohne IT-Beteiligung sind heute kaum noch vorstellbar. Umso wichtiger ist es, die meist knappen (IT-) Ressourcen auf die Projekte zu verteilen, die dazu beitragen, die gesteckten Unternehmensziele zu erreichen. Die IT-Abteilung hat jedoch einen geringen Anteil an der Projektauswahl, den größten Einfluss haben nach eigenen Angaben die Projektmanagement-Verantwort­lichen und die Geschäftsführung. Der IT wird sowohl von den IT-Mitarbeitern selbst als auch von anderen Abteilungen der geringste Einfluss auf die Projektauswahl zugebilligt: Auf die Frage, wer über die Filter und deren Gewichtung für die Projektauswahl entscheiden soll, nennen die Befragten am häufigsten Projektmanagement-Stellen und die Geschäftsführung. Der IT wird lediglich bei der Machbarkeit eine größere Rolle zugeschrieben.

Unmut über Auswahlprozess bei IT

Dementsprechend erzielten die Geschäftsführer auch die größte Zufriedenheit mit der Projektauswahl (4,00), gefolgt von den Fachabteilungen (3,60). Das Schlusslicht bildet die IT (3,40). (Skala: 5 = voll und ganz, 1= überhaupt nicht). Zudem sehen die IT-Mitarbeiter auch deutlich mehr Probleme beim Projektauswahl­prozess: 31 Prozent der IT-Mitarbeiter beklagen mangelndes fachliches Know-how, im Gegensatz zu nur 6 Prozent der Nicht-IT-Mitarbeiter. Die unklaren Entscheidungskriterien sehen 21 Prozent der Nicht-IT-Mitarbeiter als problematisch an, bei den IT-Kollegen sind es doppelt so viele (42 Prozent). Kritisch beurteilten die Studienteilnehmer auch die unzureichende Information über die Tätigkeit anderer, unklare Ziele, unzureichende Kommunikation und die intransparenten, weil unstandardi­sierten Prozesse. Sowohl IT (56 Prozent) als auch Fachabteilungen (44 Prozent) wissen zu wenig voneinander, die Kommunikation funktioniert daher nicht reibungslos. Insgesamt sieht sich die IT wesentlich mehr Problemen gegenüber als die Fachabteilungen.

Über die parameta Projektberatung GmbH & Co. KG

Die parameta Projektberatung GmbH & Co. KG mit Sitz in Erding wurde 2003 von Dr. Michael Streng gegründet. Das dynamisch wachsende Unternehmen berät Mittelstand und Konzerne umfassend, branchenübergreifend und herstellerunabhängig in den Bereichen Projekt- und Portfolio­management. Dabei bringen die PM-Experten stets das Referenzmodell „parameta pm³“ zum Einsatz, das die Erfolgsfaktoren „Mensch-Methode-Technologie“ berücksichtigt. So garantiert parameta seinen Kunden den nachhaltigen und messbaren Erfolg ihrer Projektmanagement-Vorhaben und damit die langfristige und transparente Umsetzung der Unternehmensziele. Einen der bedeutendsten parameta Beratungsaufträge zeichnete die Gesellschaft für Projektmanagement GPM e.V. aus: Der „Project Excellence Award 2009“ ging an das Team des Münchner Flughafens für die erfolgreiche Implementierung von Projektmanagement und erfolgten kulturellen Wandel bei der FMG (Flughafen München GmbH).