Rechnungswesen aus der Dose

Software als Service zu beziehen, kann sich lohnen, vor allem in mittelständischen Betrieben. Das folgende Fallbeispiel verdeutlicht die Vorteile dieser Softwarestrategie.

Zwischen Wirtschaftsprüfung, Steuer- und Unternehmensberatung sind die Grenzen mitunter fließend. Doch darüber brauchen sich die Kunden der optegra GbR nicht den Kopf zu zerbrechen. Das Kölner Beratungsunternehmen ist in allen drei Bereichen zu Hause und setzt auf eine individuelle, partnerschaftliche Beratung: „Unternehmenskunden sind anspruchsvoll. Sie erwarten eine Beratung auf Augenhöhe. Partnerschaftliche Kundenbeziehungen sind für uns daher entscheidend“, unterstreicht Kerstin Bors, Rechtsanwältin, Steuerberaterin und Partnerin bei der optegra GbR.

Neben der Beratung gehören auch ein Fondsservice und Dienstleistungen rund um das betriebliche Rechnungswesen zum optegra-Angebot. Für einen auf geschlossene Private Equity Fonds spezialisierten Fondsmanager übernimmt optegra beispielsweise die Finanzbuchhaltung, den Jahresabschluss und das Quartalsreporting der Fondsgesellschaften. Während die Buchhaltung lange Zeit mit einer Standardsoftware abgewickelt wurde, basierte das Berichtswesen auf Microsoft Excel. Eine Kombination, die sich auf Dauer als zu arbeitsintensiv erwies. „Die Transaktionen aus der Fondsmanagement-Software mussten wir für jeden Mandanten manuell erfassen. Die Tatsache, dass dabei keine mandantenübergreifende Standards definiert werden konnten, erschwerte die Verarbeitung zusätzlich“, erinnert sich Kerstin Bors.

Auch beim Berichtswesen musste optegra mit Kompromissen leben: Hier verursachten mandantenübergreifende Auswertungen und Zeitreihenvergleiche viel Arbeit. Das Beratungsunternehmen entschied deshalb, die Buchhaltung der Fondsgesellschaft durch den Einsatz einer flexiblen betriebswirtschaftlichen Software zu automatisieren. „Wir wollten den einzelnen Buchungen möglichst viele aussagekräftige Informationen mitgeben, um die Qualität der Reports zu verbessern. Die Berichte sollten ohne manuelle Eingriffe abrufbar und jederzeit verfügbar sein“, erklärt Bors. Die Wahl fiel am Ende auf Microsoft Dynamics NAV. Anstatt das ERP-System in den eigenen vier Wänden zu installieren, nutzt das Beratungsunternehmen das „Software as a Service (SaaS)“-Angebot des Microsoft-Partners INSIGMA IT Engineering GmbH. „Wir beschäftigen uns mit Wirtschaftsprüfung und Steuerberatung – nicht mit IT. Mit einer Mietlösung halten wir die Investitionskosten niedrig und müssen uns nicht zusätzlich um Dinge kümmern, die nicht zu unseren Kernkompetenzen gehören“, begründet Kerstin Bors die Wahl.

Hohes Automatisierungsniveau
Auf Basis von Microsoft Dynamics NAV entstand in enger Zusammenarbeit mit INSIGMA ein Finanzmanagement-Prozess, der auf die speziellen Bedürfnisse geschlossener Fonds ausgerichtet ist. Die Transaktionen aus dem Fondsmanagementsystem werden per Schnittstelle an Dynamics NAV übergeben, sodass manuelle Nacherfassungen entfallen. Buchungen lassen sich in unterschiedlichen Währungen verarbeiten, wobei die Devisenkurse täglich per Schnittstelle von der Europäischen Zentralbank eingespielt werden. Ein gemeinsamer Kontenrahmen für alle Mandanten verhindert doppelte Strukturen. Vor allem das Berichtswesen hat durch den Plattformwechsel an Qualität gewonnen. „Hier kommt uns das breite Spektrum von Dynamics NAV zugute. Wir können zu jeder Buchung zusätzliche Angaben wie etwa Assets, Anleger oder die Art des Cash-Flows erfassen. Damit erhalten wir einen sehr viel detaillierteren Einblick in die Geschäftsentwicklung“, erklärt Kerstin Bors. Der Prozessstandardisierung ist es zu verdanken, dass der Arbeitsaufwand im Berichtswesen deutlich gesunken ist. Gleichzeitig ist die Datenqualität aufgrund der zusätzlichen Funktionen stark gestiegen. Auf die Dienste von INSIGMA bei der künftigen Softwareentwicklung will man deshalb auch künftig nicht verzichten.

Fazit
Heute verwaltet optegra alle Fondsgesellschaften samt ihrer Assets und Anleger mit Microsoft Dynamics NAV. Vor allem die Schnittstelle zum Fondsmanagement und das automatische Reporting sorgen für eine hohe Arbeitsgeschwindigkeit. „Konkrete Vergleichswerte liegen nicht vor, doch wir schätzen, dass wir im Gegensatz zu früher rund 20Prozent schneller arbeiten“, unterstreicht Partnerin Bors. Mindestens ebenso wichtig ist für sie die Zukunftsperspektive: „Mit der neuen Unternehmenssoftware können wir unsere Ideen und Wünsche schnell umsetzen. Wir haben jetzt eine maßgeschneiderte Lösung, die uns die tägliche Arbeit erleichtert.“

optegra GbR Die international tätige Unternehmensgruppe optegra ist in den Bereichen Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung, Management-Consulting, Rechnungswesen und Fonds-Service tätig. Individuelle Beratung und unkonventionelle Lösungen gehören zu ihren herausragenden Merkmalen. An den Standorten in Köln und München sind rund 50 Mitarbeiter beschäftigt.

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