"Nicht erreichbar" gilt nicht mehr

Unified Communication

Unified-Communication-Lösungen helfen dabei, das gewandelte Kommunikationsverhalten der Mitarbeiter unter Kontrolle zu halten.

Unified Communication (UC) hat inzwischen dank guter Erfahrungen einen festen Platz in der Telekommunikationslandschaft auch kleiner Unternehmen gefunden. Das Konzept zielt darauf ab, alle Kommunikationskanäle – von E-Mail, Festnetz- und Mobiltelefon, SMS und Voice-Mail über Instant- Messaging (IM, Nachrichtenaustausch in Echtzeit) oder Unified Messaging (UM, vereinheitlichter Nachrichtenaustausch) bis hin zu Audio-/Videokonferenzen und Social Media sowie einem wachsenden Zoo von weiteren Services – auf einer Benutzeroberfläche zusammenzuführen.

Investitionen zahlen sich schnell aus

Dies hat in der Praxis gezeigt, dass es die Effizienz der Geschäftsprozesse enorm verbessern kann und das Vorurteil „zu teuer“ Lügen straft: Zwar sind Investitionen unumgänglich, diese Zahlen sich jedoch in aller Regel aus (beispielsweise durch niedrigere laufende Kosten) – wobei sich die vielen Effizienzgewinne nicht immer auf Euro und Cent beziffern lassen, sondern sich auch in verbesserter Kundenzufriedenheit oder gestiegener Mitarbeitermotivation zeigen.

Unabhängigkeit von Endgeräten bei der Kommunikation

Die Unified-Communication-Technologie entfaltet ihre Produktivität steigernde Wirkung optimal dort, wo sie auf einer Infrastruktur- Plattform betrieben wird, die den Nutzer völlig davon befreit, nachdenken zu müssen, auf welcher Art Endgerät er seinen Gesprächspartner erreichen kann. Erst diese Endgeräte- Unabhängigkeit stellt sicher, dass Mitarbeiter oder Partner mit größter Effizienz zusammenarbeiten können, egal an welchem Standort sie sich befinden oder welche Uhrzeit am jeweiligen Ort gerade herrscht.

UC: wichtiges Instrument für den Mittelstand

Gerade hierbei wird deutlich, warum nicht nur die Hersteller, sondern auch zahlreiche Analysten gerade kleinen und mittleren Unternehmen den Einstieg in das UC-Konzept nahelegen: Die mittelständische Industrie findet sich zunehmend in internationale Prozessketten eingebunden – etwa bei Zulieferern, die vom Auftraggeber in sein komplexes Netz aus Technologiepartnern integriert werden und dadurch eng verzahnt mit anderen Lieferanten den Herstellungs- oder Serviceprozess abwickeln müssen. Hier ist effiziente Kommunikation rund um die Uhr von entscheidender Bedeutung, um die Prozesse kostenoptimiert zu koordinieren.

Geschäftsprozesse mit Unified Communication verbessern

Um herauszufinden, welchen Nutzen die Technologie für das eigene Unternehmen bringen kann, ist es sinnvoll, in Zusammenarbeit mit Fachleuten auszuloten, wie sehr sich die Geschäftsprozesse mit UC verbessern lassen – einen großen Teil der zu erwartenden Vorteile kann man in der Regel auch finanziell abschätzen. Wenn die Einführung von UC vor diesem Hintergrund finanziell und organisatorisch interessant erscheint, gilt es, sich für die individuell günstigste Implementierungsart zu entscheiden: Soll UC im Eigenbetrieb laufen oder ganz bzw. zu bestimmten Teilen von einem externen Dienstleister betrieben werden? Eigenbetrieb bedeutet unter Umständen die Anschaffung neuer Infrastruktursysteme (es sei denn, es sind bereits passende im Einsatz) und es muss Personal für Betrieb und Wartung ausgebildet und eingeteilt werden, das eventuell an anderer Stelle fehlt. Wie auch immer die Entscheidung ausfällt, Experten raten dazu, die UC-Systeme abhängig von Nutzenpotenzial und Business-Priorität schrittweise einzuführen.

Neueste Technologietrends integrieren

Die UC-Technologie wird von den Anbietern ständig den neuesten Anforderungen angepasst. Ein wichtiger Trend gerade für kleine Unternehmen ist die Integration von Mobilität und Social- Media-Elementen in die UC-Systeme. Konkret heißt dies: Auch Smartphones und Tablets aller Art müssen über UC steuerbar sein, denn immer mehr Mitarbeiter nutzen privat bereits die verschiedensten Social-Media-Apps wie Facebook, LinkedIn oder Xing auf ihrem Smartphone. Dadurch wird es zunehmend wahrscheinlicher, dass Geschäftskommunikation auch über Anwendungen wie Google, Facebook oder Skype auf privaten Smartphones geführt wird. So entzieht sie sich aber jeder firmeninternen Kontrolle, mit potenziell fatalen Folgen für eine geordnete Abwicklung von Prozessen mit Einbindung von CRM- oder Warenwirtschaftssystemen. Durch Integration von Smartphones in die unternehmenseigene UC-Infrastruktur lässt sich dieser Entwicklung begegnen.

Nutzung der Virtualisierungstechnologie

Ein wichtiger Trend, besonders bei hohem TK-Aufkommen, ist die Nutzung der Virtualisierungstechnologie auch im UC-Bereich. Das Konzept ermöglicht es, physische Server und Speicher in mehrere virtuelle aufzuteilen, die sich verhalten, als wären sie eigenständige physische Einheiten. Damit wird erreicht, dass viele Kommunikationsanwendungen gleichzeitig über eine einzige Plattform laufen können.

Fazit zum Thema Unified Communication

• Unified Communication (UC) hat sich für Unternehmen aller Größen als wirksame Technologie zur Steigerung der Effizienz erwiesen.
• Gegenwärtige Technologietrends sind die Integration von Smartphones aller Art in die UC-Infrastruktur sowie Virtualisierung.

Meinungen zum Thema Unified Communication

„Der Mittelstand hat starkes Wachstumspotenzial und das sollte auch die Unternehmenstelekommunikation haben.“ Anders Björkman, Vorsitzender der Geschäftsführung der OnePhone Deutschland GmbH.

„Der Mittelstand ist genervt von UC-Lösungen, die aufwendig zu warten sind und dem User ein neues Bedienkonzept aufzwingen wollen. Er sucht maßgeschneiderte Lösungen, die sich leicht integrieren lassen.“ Dr. Ralf Ebbinghaus, Vorstand für Vertrieb & Marketing der Swyx Solutions AG.