Mehr Flexibilität für weniger Geld

Online-Tipp

Das Familienunternehmen Steinbichler rüstet sich mit Cloud Computing für den globalen Wettbewerb.

Fachkräftemangel, Verfügbarkeit von und steigende Kosten für Rohstoffe sowie ein verschärfter Wettbewerb sind nur einige der Herausforderungen, vor denen mittelständische Unternehmen heute stehen. Doch wie können sich Mittelständler auch für schwierige Zeiten wappnen, finanziell flexibel bleiben und schnell auf Marktveränderungen reagieren? Der Auswahl der passenden IT kommt dabei als wichtige Unternehmensressource große Bedeutung zu.

Die Steinbichler Optotechnik GmbH, seit ihrer Gründung 1987 spezialisiert auf optische Mess- und Sensortechnik, ist ein gutes Beispiel für diese Situation. Kathrin Bauer, Marketingmitarbeiterin bei Steinbichler schildert: „Durch die Bandbreite unseres Produktportfolios und den hohen Exportanteil - dieser macht etwa 70 % aus - sind wir verhältnismäßig gut durch die Krise gekommen. Heute stehen wir vor neuen Herausforderungen. Zwar ist unser Auftragsbuch voll und die Branche boomt, doch auch der Wettbewerb ist deutlich härter geworden. Dem begegnen wir mit der Erschließung neuer Märkte und einem stärker ausgebauten Vertrieb – in Deutschland und im Ausland.“ Zusätzlich zur Firmenzentrale im oberbayerischen Neubeuern existiert heute ein internationales Distributorennetz. Daneben wurden in den vergangenen Jahren Tochtergesellschaften in den USA, China, Indien und Brasilien gegründet. Mittlerweile arbeiten 130 Mitarbeiter, großteils Ingenieure, Physiker und Softwarespezialisten, für rund 400 Kunden. Das birgt neue Herausforderungen.

Datenflut im Unternehmen

Die Kunden von Steinbichler, vorwiegend Unternehmen aus der Automobil-, Reifen- und Luftfahrtbranche, setzen die Produkte für ganz unterschiedliche Zwecke ein. Hierzu gehören die Reifenprüftechnik zur Überprüfung von Sicherheit und Qualität in der Reifenherstellung, die Oberflächeninspektion, die beispielsweise der Qualitätssicherung von Bauteilen in der Automobilherstellung dient, sowie die optische 3D-Digitalisierung, die vor allem in der Produktentwicklung eingesetzt wird. „Durch die verschiedenen Produkte und Sparten kommen viele Daten zusammen, die gut verwaltet werden wollen. Doch genau hier lag bei uns das große Problem“, so Kathrin Bauer. Mehr Mitarbeiter an immer mehr Standorten sowie eine stetig wachsenden Anzahl an bestehenden und potentiellen Kunden sprengten die Datenverwaltungskapazitäten. Ergebnis: Für die Kundenpflege wurden je nach Mitarbeiter, Abteilung und Produkt verschiedene Lösungen eingesetzt. Zentraler Datenpool im Unternehmen war ein rudimentäres und veraltetes Warenwirtschaftssystem, über das Einkauf, Auftragsbearbeitung und Angebotserstellung abgewickelt wurden. Daneben existierten zahllose kleine Insellösungen in Form von Excel-Listen und Systemdatenbanken, beispielsweise zu einzelnen Produkten. Kathrin Bauer erklärt: „Durch die Unübersichtlichkeit der Daten war die Abbildung eines ganzheitlichen Vertriebsprozesses überhaupt nicht möglich. Marketing, Vertrieb und Service arbeiteten oft völlig aneinander vorbei, verzahnte Maßnahmen gab es kaum. Mit Hilfe eines neuen, leistungsstarken CRM-Systems wollten wir die bestehende Kommunikationslücke schließen und endlich alle in einem Prozess zusammenzubringen.“

 Cloud versus Eigenregie

In einem mehrstufigen Entscheidungsprozess sollte die perfekte CRM-Lösung für Steinbichler gefunden werden. Im Herbst 2009 begann die eigens hierfür ins Leben gerufene Projektgruppe mit der Vorarbeit, definierte die Anforderungen an das neue System, analysierte aktuelle Studien und stellte eine Übersicht über Anbieter und deren Portfolio zusammen. 12 Anbieter erhielten schließlich eine detaillierte Anforderungsdefinition mit Pflichtenheft, die Top drei wurden zum zweitägigen Workshop in die Firmenzentrale nach Neubeuern eingeladen - darunter zwei Anbieter von konventionellen CRM-Anwendungen und ein Cloud-Anbieter.

 Die zweite Generation setzt auf internetbasierte IT

Besonderes Augenmerk schenke die Projektgruppe unter Leitung von Dr. Marcus Steinbichler, seit dem Tod des Vaters im Jahr 2005 Geschäftsführer des Unternehmens, dem Kostenaspekt. Im direkten Kostenvergleich konnte die webbasierte Geschäftsanwendung schnell durch einen sehr niedrigen Investitionsbedarf punkten. Anfangskosten, wie zum Beispiel für zusätzliche Hardware oder den Einkauf von Lizenzen, fallen nicht an, beim Cloud Computing greifen Nutzer über das Web auf die Geschäftsanwendung zu, die sämtliche Funktionalitäten und Daten bereithält.

Weiteres Kostenargument für die Cloud-Lösung: Preis pro Nutzer und Monat sind klar definiert, die Erweiterung von Usern und Standorten ist völlig unkompliziert. Bei den konventionellen CRM-Lösungen dagegen waren die Ausgaben für die Anbindung weiterer Standorte nur schwer abzuschätzen. Da bei Steinbichler weiterhin alle Zeichen auf Wachstum stehen, ein gewaltiger Nachteil für die klassischen Applikationen.

Auch die kurze Einführungszeit – eine webbasierte Anwendung kann in der Regel in nur wenigen Wochen ausgerollt werden – schlug positiv zu Buche. „Mit einer Zustimmung von 90% haben wir uns im Frühjahr 2010 für die Sales Cloud von salesforce.com entschieden. Die niedrigen Anfangskosten, die schnelle Einsatzfähigkeit, der weltweite Zugriff sowie die unkomplizierte Erweiterung von Lizenzen und Standorten waren für uns die durchschlagenden Argumente für den Einsatz der Cloud.“

Ab in die Cloud

Mit Unterstützung des Implemetierungspartners H&W Consult begann im März 2010 die Einführung der Lösung. H&W Consult übernahm dabei die Aufbereitung und Übernahme der Daten aus den existierenden Systemen und passte die Arbeitsumgebung den konkreten Anforderungen bei Steinbichler an. Um die Mitarbeiter zeitgleich auf das Arbeiten mit der neuen Lösung vorzubereiten, wurden Schulungen für Vertrieb, Service und die Administratoren abgehalten, unter ihnen Kathrin Bauer, die das System bis heute verwaltet und selbständig an neue Bedürfnisse und Workflows anpasst. Nach drei Monaten war die Implementierung abgeschlossen. Seitdem arbeiten 58 User aus Vertrieb, Service und Marketing mit dem Programm, alle Tochtergesellschaften haben Zugriff in Echtzeit. Auch die 15 Distributoren sind über ein integriertes Händlerportal vernetzt und können dort die für sie freigegebenen Vorgänge verfolgen und eigene Projekte anlegen.

Praxischeck: CRM nach Maß

Prozesse und Arbeitsweisen haben sich durch das neue System grundlegend verändert. Die Konsolidierung der Daten führte zu einer deutlich verbesserten Qualität der mehr als 10.000 Kundendatensätze. Besonders wichtig für Steinbichler: Alle Vertriebsphasen vom Lead Management über die Angebotserstellung bis hin zu Analysen sind jetzt abgebildet, doppelte Projekte oder akuter Handlungsbedarf werden sofort erkannt. Und: Marketing, Vertrieb und Service arbeiten endlich Hand in Hand. Auch die internationale Zusammenarbeit ist kein Problem, alle User greifen weltweit in Echtzeit über beliebige Endgeräte wie Laptop oder Smartphone auf dieselben Daten zu. „Für uns ist CRM aus der Wolke die perfekte Lösung. Mit der Sales Cloud sind die relevanten Daten an jeder Stelle unseres Unternehmens in der passenden Zusammenstellung verfügbar. Ich kann auf einen Blick sehen, was wo läuft und mich weiter auf mein Tagesgeschäft konzentrieren. Zudem bleiben wir mit Cloud Computing flexibel und können schnell und ohne finanzielle Nachteile auf Veränderungen des Marktes reagieren. Das ist heute in jeder Branche ein gewaltiger Vorteil“, so Dr. Marcus Steinbichler.

KURZINFO AUF EINEN BLICK

Herausforderung: Die bei der Steinbichler Optotechnik GmbH verwendeten Systeme zur Kundenpflege waren veraltet und nicht in der Lage, einheitliche Prozesse für Marketing und Vertrieb abzubilden. Daneben existierten zahllose kleine Insellösungen in Form von Excel-Listen und Systemdatenbanken, die konsolidiert werden mussten.

Lösung: Einführung eines neuen, leistungsstarken CRM-Systems, das eine einheitliche Prozessstruktur ermöglicht. Kosten-, Technologie- und Flexibilitätsgründe führten zur Wahl der CRM-Cloud-Lösung Sales Cloud von salesforce.com.

Ergebnis: Nach reibungsloser Implementierung der Cloud-Lösung verfügt Steinbichler erstmals über ein leistungsfähiges CRM-System, mit dem sich sämtliche Prozesse vereinheitlichen ließen, so dass Marketing, Vertrieb und Service an allen Standorten in Echtzeit und geräteunabhängig zusammenarbeiten können.

Über Die Steinbichler Optotechnik GmbH

Die Steinbichler Optotechnik GmbH wurde 1987 gegründet. Sie ist ein inhabergeführtes mittelständisches Unternehmen. Optische Mess- und Sensortechnik sind das Geschäftsfeld der Steinbichler Optotechnik GmbH. Das Unternehmen hat seinen Sitz in Neubeuern in Oberbayern. Die Steinbichler Optotechnik GmbH beschäftigt knapp 150 Mitarbeiter und hatte 2010 einen Umsatz von in etwa 21 Millionen Euro.
www.steinbichler.de

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