Befreiung aus dem Software-Dschungel

Symbolbild Software, Foto: Fotolia

Personalsoftware als Service über das Internet zu nutzen, ist ein wirksamer Weg zur Senkung der IT-Kosten.

Software-as-a-Service (SaaS) ist einer der großen IT-Trends der Gegenwart. Marktforscher und Analysten prophezeien dem Prinzip des Softwarebezugs aus dem Internet eine große Zukunft. Und besonders im Mittelstand scheint das SaaS-Konzept Sinn zu machen: Wer Software aus dem Internet bezieht, braucht dafür keine eigene Server-Hardware. Das Unternehmen muss nicht investieren. SaaS-Produkte müssen nicht in kostenintensiven Projekten implementiert werden, sondern stehen in der Regel sehr rasch zur Verfügung. Lokale Software wird nicht benötigt – von einem Internetbrowser abgesehen. Wo keine Software lokal gepflegt werden muss, entstehen auch keine Distributions- und Wartungskosten, und auch die Lizenzkosten sind für SaaSDienste günstiger. Mittelständler verfügen zudem in der Regel nicht über die IT-Infrastruktur und die Ressourcen, um eine Vielzahl von Anwendungen selbst zu pflegen und zu hosten. Nicole Dufft, Geschäftsführerin des Beratungsunternehmens Berlecon: „Für mittelständische Unternehmen bietet SaaS die Chance, trotz begrenzter finanzieller und personeller Ressourcen moderne Technologien einzusetzen und so Wettbewerbsnachteile gegenüber den Großen zu verringern.“

SaaS im HR-Bereich besonders attraktiv
SaaS setzt sich in Unternehmen überall dort durch, wo es die größten Vorteile bringt. Im Bereich Human Resources (HR) etwa. Software, die nicht nur von ein paar Spezialisten bedient, sondern von vielen Mitarbeitern genutzt wird, muss schnell vielen Personen zur Verfügung stehen. Das geht am einfachsten mit einer browserbasierten Anwendung, die per Mausklick freigeschaltet werden kann. Beispiel Reisekostenabrechnung: Jeder Mitarbeiter rechnet Reisekosten ab, also ist die Nutzung einer Reisekostensoftware per Browser und über das Internet/Intranet „ein ideales Verfahren“, sagt Sabine Knöfel, Gesellschafterin des Software-herstellers HRworks. Knöfel nennt einen weiteren Grund für das Wachstum von SaaS im HR-Sektor: Das Prinzip schaffe dort großen Nutzen, wo Unternehmen darauf setzen, dass Mitarbeiter bestimmte Prozesse selbst ausführen. So können sie etwa ihre Abwesenheiten selbst verwalten, also beispielsweise Krankmeldungen von zu Hause ins System eintragen. SaaS-Produkte gibt es mittlerweile in vielen HR-Bereichen, etwa für Reisekosten, Abwesenheits- und Arbeitsmittelverwaltung, Bewerber und Personalmanagement, Personalakten und für die Abbildung von Organisationsstrukturen. Auch Entgeltabrechnungsservices werden längst von externen Dienstleistern geliefert. Im Bereich HR zahlt sich SaaS im wahrsten Sinn des Wortes aus: Der Gebrauch von SaaS-Anwendungen wird in der Regel nach Nutzern abgerechnet. Das Unternehmen zahlt nur, was es auch tatsächlich nutzt.

Datenschutz im Blick
Der Einsatz solcher Lösungen im HR-Bereich erfordert allerdings einige Sorgfalt. Hier geht es nämlich um „besonders sensible Daten“, wie Judith Halama, Rechtsanwältin bei der Corporate Privacy Management Group, anmerkt. Informationen über den Gesundheitszustand von Mitarbeitern, Ergebnisse aus Einstellungstests oder Gehaltsdaten gehörten noch weniger in fremde Hände als andere Unternehmensdaten, so die Juristin. Sie empfiehlt Unternehmen, die Datensituation beim SaaS-Lieferanten im Vorfeld der Geschäftsbeziehung genau zu dokumentieren und die Datenverarbeitung zu überprüfen. Denn nach der herrschenden Rechtslage ist das Unternehmen dafür verantwortlich, was der SaaS-Lieferant mit seinen Daten macht. Die Juristin rät Unternehmen, sich bei der Miete von SaaS-Anwendungen an Lieferanten zu halten, die Daten nur im europäischen Raum verarbeiten. Dort gelte ein einheitlich hohes Datenschutzniveau. Außerdem könne der Lieferant auf diese Weise leichter kontrolliert werden. Die SaaS-Anbieter hierzulande sehen sich diesbezüglich auf der sicheren Seite. Robert Schatto, Customer Account Manager bei HumanConcepts, Anbieter von SaaS- und Softwarelösungen im Bereich HR, kann sich an keinen „Datengau in der SaaS-Branche“ erinnern. Schatto: „In Sachen Datensicherheit können wir sehr ruhig schlafen.“

Sicherer als Eigenbetrieb?
Ist es generell riskant, Unternehmensprozesse von externen Anbietern erledigen zu lassen? Die SaaS-Anbieter sind einer Meinung. „Das Thema hat sich meist erledigt, wenn man mal nachfragt, wie die aktuellen Prozesse aussehen“, erklärt etwa Dirk Linn, Geschäftsführer des SaaS-Anbieters Persis Online. „Da kann jede Reinigungskraft in den Personalakten blättern.“ Auch IT-Systeme bei Unternehmen entsprechen nicht immer dem Stand der Sicherheitstechnik, gerade beim Mittelstand. „Da stehen die Server gerne mal ungekühlt im Keller, es gibt weder Zugangskontrollen noch redundante Systeme, geschweige denn Brandmeldeanlagen. Backups werden nach dem Zufallsprinzip gemacht“, sagt der Verkaufsleiter eines SaaS-Anbieters. Die Berater von Berlecon geben ihm indirekt recht: „Die Ausstattung und der Betrieb eines Rechenzentrums nach höchsten Sicherheitsanforderungen ist extrem aufwendig und für ein einzelnes mittelständisches Unternehmen kaum zu bewerkstelligen.“ Fazit: SaaS kann sicherer sein als das Prinzip „Selbermachen“. Die Anwendungen nach dem Mietprinzip sind zudem stets aktuell, den Firmen wird jede Aktualisierungsaufgabe abgenommen. Das macht sich besonders bei Lösungen bemerkbar, die – wie im Falle Reisekosten – ständig wechselnde gesetzliche Vorgaben, neue Pauschalen oder täglich neue Währungskurse berücksichtigen müssen. Bei SaaS-Anwendungen bringt hier ein zentraler Server alles auf den neuesten Stand, anschließend steht allen Nutzern die aktuelle Situation unternehmensübergreifend zur Verfügung. Trotz seiner unbezweifelbaren Vorteile hat sich das SaaS-Modell im Mittelstand noch nicht entscheidend durchsetzen können. Die Analysten von Berlecon machen dafür unter anderem auch den Mangel an gut funktionierenden Praxisbeispielen verantwortlich. Gerade der HR-Bereich könnte hier einen Durchbruch schaffen.