Drucksysteme sind ein Managementthema

Thomas Grethe, Geschäftsführer der UTAX GmbH

Im Exklusivinterview mit B4B MITTELSTAND äußert sich Thomas Grethe, Geschäftsführer der UTAX GmbH, zu den Problemen und Perspektiven im Bereich Drucken und Kopieren beim Mittelstand.

B4B MITTELSTAND: Herr Grethe, welche Themen im Bereich Output-Management sind derzeit für den Mittelstand denn besonders wichtig?

Thomas Grethe: Kostensenkung ist nach wie vor ein zentrales Thema bei unseren Anwendern, bei der Anschaffung sowie der Nutzung. Wir unterscheiden dabei zwischen direkten Kosten, die beim Drucken und Kopieren pro Seite anfallen, und den Prozesskosten. Anhand einer detaillierten Analyse im Rahmen des Utax Document Consulting zeigen wir auf, welches Einsparpotenzial eine Optimierung der Output Landschaft eines Kunden mit sich bringen kann. Das größere Einsparpotenzial liegt jedoch in der Regel in den Prozesskosten. Durch die konsequente Umstellung von Dokumentenbearbeitungsprozessen auf digitale Workflows ergibt sich hier ein spannender Lösungsansatz mit viel Potenzial.

Entscheidend ist, welchen Stellenwert die IT im Unternehmen hat. Die Zeiten, in denen die entsprechende Abteilung ein mehr oder weniger unauffälliges Schattendasein führte, sind auch im Mittelstand vorbei. Heutzutage läuft aufgrund von Fusionen, Übernahmen, Standortverlagerungen und Outsourcing die Abwicklung von Geschäftsvorgängen wie Bestellungen, Pflege des ERP-Systems oder die Steuerung der Logistik zum überwiegenden Teil elektronisch ab. Unternehmen sind gefordert, eine Infrastruktur zur Verfügung zu stellen, die digitalen Informationsaustausch und kontrolliertes Output-Management ermöglicht, weil sie nur so wettbewerbsfähig bleiben.

Die Anschaffung von IT, und dort sind Outputsysteme als Teil des Gesamtnetzwerks angesiedelt, ist deshalb auch im Mittelstand längst ein Managementthema und wird glücklicherweise auch immer mehr als solches wahrgenommen. Doch künftig werden sich auch Geschäftsführer noch intensiver mit ihren Dokumentenbearbeitungsprozessen auseinander setzen müssen – um durch die Umstellung auf elektronische Workflows die vorhandenen Ressourcen besser zu nutzen.

B4B MITTELSTAND: Welche Defizite sieht Utax heute noch im Mittelstand hinsichtlich einer auf Effizienz optimierten Printlandschaft?

Thomas Grethe: Oft besteht eine der Herausforderungen zunächst darin, die vorhandene IT- Struktur im Rahmen der angesprochenen Analyse zu inventarisieren. Viele Geschäftsinhaber sind sich oft nicht im Klaren, welche Systeme sie bereits nutzen. Doch wer nicht weiß, was er schon hat, wird auch niemals alle Kosten kennen. Sehr häufig wurden Insellösungen über Jahre hinweg von verschiedenen Dienstleistern entwickelt. Das kann soweit führen, dass Stammdaten manuell in fünf unterschiedliche Programme eingespeist werden müssen, weil keine Verknüpfung besteht. Gemeinsam mit unseren Fachhändlern ist es unsere Aufgabe, brachliegendes Kapital in einen ROI umzuwandeln. Dies gelingt uns, indem der Aufbau mit allen Komponenten analysiert und erfasst wird, um mögliche Synergien zu prüfen und am Ende die gesamte Struktur in einem einzigen System abzubilden.

Informationen über die IT-Struktur weiterzugeben, ist eine der wichtigsten Voraussetzungen, die vom Kunden kommen muss. Nur wenn alle Komponenten und Dienstleister transparent gemacht werden, können wir als Dienstleister Verbrauch und Kosten im Dokumentenmanagement richtig einschätzen und die Drucklandschaft für die Zukunft optimal anpassen.

Weitere Baustellen sind, dass nicht klar definiert ist, was mit einem integrierten Output-Management-System erreicht werden soll, es fehlt die Unterstützung der Geschäftsführung oder betroffene Abteilungen und Mitarbeiter werden nicht ausreichend mit einbezogen. Auch wollen sich Anwender ungern von liebgewordenen Geräten zugunsten einer besseren Lösung trennen

B4B MITTELSTAND: Welcher Stellenwert kommt den Drucksystemen im Rahmen einer Kostensenkungsstrategie für kleine Unternehmen zu?

Thomas Grethe: Viele Unternehmenslenker wissen nicht, was die eingesetzten Geräte bieten, deshalb ist ihnen auch deren Potenzial nicht bewusst. Speziell im Dokumentenmanagement lohnt sich eine Gesamtlösung bereits ab zwei Arbeitsplätzen, weil es nicht um Einzelgeräte geht, sondern um die Verschlankung der Prozesse, Kosten und Dienstleister insgesamt. Die Aufgabe für uns bzw. die UTAX Fachhändler besteht deshalb darin, dem Kunden genau zuzuhören und die Anforderungen an die künftige IT-Struktur sowie die Abläufe im Unternehmen zu kennen: Wer braucht Zugang zu welchen Systemen, wie gelangen Formulare, Eingangsbestätigungen usw. an alle zuständigen Personen – durch die richtigen Fragen prüfen wir, wie Arbeitsschritte miteinander verknüpft sind oder wie wir sie sinnvoll mit einander verbinden können.

Die UTAX MFP- und Drucksysteme sind so ausgestattet, so dass sie sich perfekt für die Vernetzung innerhalb der Unternehmens-IT eignen. Darüber hinaus bieten wir einen zusätzlichen Nutzen, da unsere Maschinen mit Ausnahmen der Großformatkopierer und einzelnen Faxsysteme mit einheitlichem Treiber ausgestattet sind, was den Anwendern die Bedienung und den Systemtechnikern die Administration erheblich erleichtert. Die leichte Integration in die Unternehmens-IT sowie einheitliche Menüführung und Zubehör sind Mehrwerte, die sich für den Mittelstand auszahlen. Auch können alle Geräte über eine Zusatzbox im Netzwerk automatisiert beobachtet und gesteuert werden. Hierdurch können z.B. Verbrauchsmaterialbestellungen oder Störungen automatisch gemeldet werden, ohne dass der Anwender intervenieren muss.

B4B MITTELSTAND: Kleine Unternehmen stehen oft vor der Wahl zwischen einer in Eigenregie betriebenen Druckerlandschaft und einer All-inclusive-Printservice-Lösung. Welche Gesichtspunkte sprechen für oder gegen die jeweilige Alternative?

Thomas Grethe: Sich als Unternehmen für Gesamtkonzepte zu entscheiden, Lösungen einzusetzen, ist eine strategische Ausrichtung, die in der Startphase viel Zeit in Anspruch nimmt. Speziell die Analysephase bedarf einer entsprechenden Vorbereitung und Unterstützung durch das Management, zum Beispiel durch die Bereitstellung entsprechender Informationen. Doch für unsere Kunden zählt das Gesamtergebnis und das sind die Optimierung oder Vereinheitlichung der Abläufe sowie die Kostenersparnis und speziell die hohe Servicequalität in der Betreuung aller Systeme aus einer Hand. Die Installation einer Gesamtlösung ist für mittelständische Unternehmen daher eine zukunftssichere Investition.

Verschiedenste Ausgabegeräte und Modelltypen, unterschiedliche Benutzeroberflächen, mangelnde Transparenz besonders über indirekte Kosten, auf mehrere Abteilungen verteilte Verantwortlichkeiten bez. Einkauf, Wartung und Abrechnung – meiner Ansicht nach ist die Einsicht in die Unwirtschaftlichkeit von Insellösungen auch im Mittelstand angekommen.

B4B MITTELSTAND: Wie beurteilen Sie die derzeitige Akzeptanz von Printservice-Angeboten bei kleinen Unternehmen?

Thomas Grethe: Dokumenten-Management genießt grundsätzlich eine hohe Akzeptanz, auch bei Kleinunternehmen. Dies zeigen die Anfragen, die unsere Händler oder unser Schwesterunternehmen UTAX DocForms erreichen. Genauso wie Großkonzerne wollen auch kleine und mittlere Unternehmen wissen, wie sie ihre Druckkosten optimieren und Workflows verbessern können. Unsere Devise, und die der UTAX Fachhändler, lautet: „So viel, wie erforderlich und so wenig wie möglich einsetzen“.

Es kann nicht darum gehen, mit Kanonen auf Spatzen zu schießen. Manche Anforderungen – gerade in kleinen Unternehmen – sind auch mit kleineren „Out of the box-Lösungen“ zu erfüllen. Oftmals ist es einfach am wirtschaftlichsten, mehrere kleine Arbeitsplatzsysteme durch ein Multifunktionssystem für die gesamte Abteilung zu ersetzen. Kommt im Rahmen unserer Analyse heraus, dass bestehende Vorgänge in der bisher gehandhabten Art und Weise effizient und rechtskonform waren, so erübrigt sich unter Umständen die weitere Implementierung. Diese Möglichkeiten kalkulieren wir im Vorfeld durch und können dem Anwender, ob klein oder mittelständisch, auf diese Weise die besten Sparmöglichkeiten aufzeigen.

B4B MITTELSTAND: Welche technologischen Trends sehen Sie derzeit im Bereich der Outputsysteme?

Thomas Grethe: In Zukunft werden Softwarelösungen eine größere Rolle spielen als bisher, Stichwort Managed Print Services (MPS). Unsere ganzheitliche Kundenanalyse und –betreuung, wie wir sie mit dem Konzept UTAX Document Consulting anbieten, bildet die Basis für den Einsatz von MPS im Mittelstand. Unser Ziel ist jedoch die elektronische Abbildung von Arbeitsprozessen im Dokumentenmanagement sowie die Übernahme des Hardware-Services für alle Kundenmaschinen, möglichst unabhängig vom Hersteller.

Auch die Hardware wird dementsprechend weiterentwickelt, um sie so vielfältig wie möglich einsetzen zu können. In jeder Geräteklasse der über 30 MFP-Systeme, die wir in diesem Jahr auf den Markt gebracht haben, verfügen wir daher über mehrere Modelle mit einem farbigen Touchpanel und einer Java-Schnittstelle, genannt HyPAS (Hybrid Platform for Advanced Solutions).

Unsere mittelständischen Kunden bevorzugen HyPAS-Modelle, denn die Schnittstelle steigert die Nutzungsfreundlichkeit, für den Admin und für den Anwender. Mit HyPAS können Systeme und Anwendungen an verschiedenen Stellplätzen standardisiert werden und Mitarbeiter arbeiten mit einheitlichen Benutzeroberflächen und Funktionen. Speziell im mittel- bis niedrigvolumigen A4-Segment ist dies noch keine Selbstverständlichkeit, doch UTAX bietet entsprechende Geräte seit August 2011 an.

B4B MITTELSTAND: Wie sieht die Mittelstandsstrategie von Utax heute aus und welche Zukunftspläne gibt es hierzu?

Thomas Grethe: Wie bereits erwähnt, werden wir unsere Kompetenz in der Entwicklung und/oder Vermarktung geeigneter Software weiter vorantreiben. Speziell im Mittelstand sehen wir hier einen hohen Bedarf an flexibel erweiterbaren Lösungen, um das Dokumentenmanagement Abteilung für Abteilung zu optimieren. Unser Ziel ist es, unser bisheriges Angebot entsprechend zu erweitern. 

B4B MITTELSTAND: Welche grundsätzlichen konkreten Empfehlungen gibt Utax kleinen Unternehmen, die ihre Outputinfrastruktur effizient gestalten wollen?

Thomas Grethe: Speziell im Dokumentenmanagement lohnt sich eine Gesamtlösung bereits ab wenigen Arbeitsplätzen, weil es nicht um Einzelgeräte geht, sondern die Verschlankung der Prozesse, Kosten und Dienstleister insgesamt.

Wichtig ist eine sorgfältig geplante und strategische Herangehensweise. Noch bevor mögliche Produkte betrachtet werden, sollte folgendes sichergestellt sein:

• Die Management-Unterstützung für das Vorhaben ist über alle Ebenen hinweg gegeben.
• Es gibt ein qualifiziertes Projektteam, das die erforderlichen Kompetenzen hat.
• Zunächst werden alle Organisationsbereiche identifiziert, die vom Dokumenten-Workflow betroffen sind.
• In der nächsten Phase wird geprüft, um welche Dokumente bzw. Inhalte es sich handelt
• Daraus abgeleitet entsteht ein Pflichtenheft für den Händler mit einer konkreten Zielsetzung und Aufgabenstellung.
• Im nächsten Schritt werden mögliche Hard- und Softwarelösungen identifiziert und diese hinsichtlich ihrer Funktionen gegen das Pflichtenheft überprüft.
• Produkte in der engeren Auswahl sollten seitens des Fachhändlers auch gezeigt und Referenzen genannt werden können.

B4B MITTELSTAND: Wenn sich die Bundesregierung entschlösse, die Position eines Mittelstandsministers zu schaffen und Sie auf diesen Posten zu berufen: Was wären Ihre wichtigsten Sofortmaßnahmen zur Unterstützung kleiner und mittlerer Unternehmen?

Thomas Grethe: Der Mittelstand bildet heute mehr denn je die treibende Kraft unserer Wirtschaft. Er leidet aber bei der Kapitalbeschaffung für Investitionen immer mehr unter dem restriktiven Verhalten der Banken und unter den gesetzlichen Vorschriften und Abgaben, beispielsweise bei der Einstellung neuer Mitarbeiter. Anstelle hochspekulativer Anlagen im Ausland sollten sich die Banken wieder stärker mit ihrem Kerngeschäft befassen, Investitionen im Mittelstand zu finanzieren. Unsere Fachhändler haben zunehmend Schwierigkeiten, Refinanzierer zu finden die eine Optimierung der Outputlandschaft eines Kunden abdecken.

Eine höhere Flexibilität bei den Arbeitsschutzgesetzten würde auf jeden Fall in der Schaffung neuer Arbeitsplätze resultieren. Das Modell des Lifetime Employment entspricht nicht mehr den aktuellen Anforderungen des Marktes. Flexibilität und Ortsungebundenheit sind heute wichtig, um sich schnell dem sich ändernden Markt anpassen zu können.

B4B MITTELSTAND: Herr Grethe, herzlichen Dank für das Gespräch.